Mesmo com todas as ferramentas fantasticas de comunicação que existem e competem pela sua atenção, o email ainda é a forma oficial de troca de informações mais importante entre membros de uma mesma equipe de trabalho.
É por meio dele que recebemos pedidos, avisos, recibos, propostas de produtos, de serviços, de assinaturas e, no caso de um ambiente de trabalho, discutimos os pontos em comum de trabalho.
Sempre que um cliente me pede alguma tarefa especifica, que carregue muitos detalhes, peço que ele registre por email. Isso ajuda a documentar o trabalho e me focar e pensar no que tenho que fazer.
Abaixo vou citar algumas politicas de uso de email para um ambiente de trabalho pequeno, que considero interessantes no longo prazo.
Email da empresa é exclusivo para uso de trabalho. Eu sou gestor de email de vários domínios e, quando preciso abrir o email arquivado de um funconário que já deixou a empresa, sempre encontro toneladas de lixo eletrônico (spam mesmo) na frente do que estou buscando. Na minha experiência, notei que muitas vezes os usuários precisavam apenas que alguém o orientasse quanto a usar o email de trabalho apenas para comunicações referentes ao proprio trabalho. Dentre essa orientações estão evitar dar o email de trabalho para parentes e amigos proximos, evitar encaminhar emails com piadas e correntes milagrosas, etc.
Email da empresa pertence à empresa. Em muitos casos, alguns usuários entendem que o email corporativo é algo privado e restrito a seus olhos. Isso não é verdade. Emails de trabalho podem (e são) monitorados e varridos o tempo todo sem a necessidade de consentimento do proprio usuário. É vital deixar claro que o email do funcionário é de propriedade da empresa e que ele não deve contar com a privacidade pessoal das informações ali trocadas.
Não arquivar anexos grandes. Em alguns casos, lidei com usuários que tinham um apetite enorme por espaço em disco do servidor de emails. Não importa quanto espaço eu desse, eles o consumiam vorazmente e logo solicitavam mais. Esse é o grande problema de colecionar anexos enormes como histórico de email. Oriente os seus usuários que um arquivo guardado no seu email não ajuda em nada a empresa. Oriente e ensine a salvar os anexos junto com os arquivos daquele assunto, nos servidores da empresa.
Organize as mensagens em pastas. Todo sistema de email ofecere pastas e outros mecanismos para que seus usuários lidem com a quantidade absurda de emails. Encoraje seu uso e oriente quanto à questão da organização da informação. Separe os assuntos em categorias principais e depois por clientes, ou por assunto ou mesmo por projeto. Crie algum mecanismo que permita que uma pasta de um assunto encerrado seja facilmente arquivada.
Nada de redes sociais. Oriente seus usuários a não vincular contas de redes sociais (nem mesmo o linkedin) em seu email de trabalho. Alem de entupir a caixa postal com uma tonelada de lixo eletrônico, seu usuário pode perder o acesso a alguma rede social caso seu email seja mudado ou mesmo cancelado.
Emails de comércio eletronico. Se o seu usuário vai fazer compras pessoais, oriente ele a não registrar o email de trabalho como contato na loja online. Alem de expor dados pessoais, o acesso à loja pode ficar comprometido caso o funcionário perca o acesso ao email corporativo por qualquer motivo. É claro que este item pode ter algumas exceções aceitáveis. Compras online de passagens ou mesmo entradas para eventos de trabalho. Pessoalmente, mesmo nesses casos, eu ainda usaria um email pessoal.
Condição de sigilo dos dados. Algumas empresas lidam com questões sigilosas e a comunicação realizada por email não pode ser enviada a terceiros, ficando restrita apenas ao pessoal interno ou mesmo aos clientes envolvidos. Este casos merecem muita atenção pois não é um texto padrão em um assinatura de email que irá lhe assegurar o sigilo de dados. Alguns mecanismos de email permitem que outros sistemas se conectem à eles. Por exemplo, posso usar meu gmail pessoal para ler os emails que recebo na minha conta de trabalho. Não só sua política de email deve deixar claro que tal prática é proibida, mas como deve haver algum mecanismo que não permita ou dificulte que os usuários o façam.
É claro que os exemplos acima descritos são muito genéricos e, para determinadas situações podem parecer dolorosamente óbvios. Mas muitas pequenas empresas sequer tem uma politica de uso de email escrita, quanto mais regulamentada e aplicada.